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管理制度案例

2.3 文件与档案管理制度——档案管理

发布人:admin     发布时间:2017-08-27 20:40

人力资源管理制度案例 

第一部分 综合管理制度部分

三、水木知行文件与档案管理制度——档案管理

第十七条  归档文件的检查:
检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
归档文件的保存期限:文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.规章制度及公司条例;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权证及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。
十年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存十年的文书。
五年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存五年的文书。
一年保存:无长期保存必要者。
须销毁的文件须经综合管理部部长批准,并派专人监销。
第十八条  档案文件的调用:
各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门负责人批准后由综合管理部档案管理员调阅;
档案管理员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催;
于档案室当场借阅者,可免填“调卷单”;
档案归还时,经秘书核查无误并于"调卷单"填注归还日期及签字确认后,档案即行归入档夹,“调卷单”由管档人员留存备查;
档案的借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理;
调卷人员对于所调案卷,不得抽换增损;
调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应重新填写“调卷单”不得私自授受;
调阅档案限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之档案,需经总经理、综合管理部部长同意。
公司重要档案须经总经理批准后方可调卷。
第十九条  声像档案管理:
声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成;
声像档案是本公司档案的组成部分,由综合管理部集中统一管理;
声像档案种类:
反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料;
涉及北京水木知行人力资源管理咨询公司权益的声像资料;
其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料;
其它具有保存价值的声像资料。
第二十条  电子文档管理:
水木知行绩效管理咨询公司所有的档案应尽可能制作成电子文档,电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。公司综合管理部秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的程序同借阅档案。
第四章  附   则
第二十一条  本制度由综合管理部负责解释。
第二十二条  综合管理部负责本制度的修改。
第二十三条  本制度经总经理批准后生效,自公布之日起实施。

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